15 эффективных методов управления проектами

Методы управления проектами — это системы принципов, техник и процедур, использующихся специалистами для успешного выполнения проектов. Они помогают организовать работу, оптимизировать процессы и достичь желаемых результатов.

Среди самых популярных, эффективных и проверенных временем LinDeal выделит следующие:

1. Agile
2. Waterfall (Водопад)
3. Scrum
4. Kanban
5. Lean (Бережливое Производство)
6. Six Sigma
7. PRINCE2
8. PMBOK
9. Extreme Programming (XP)
10. Crystal
11. Critical Path Method (CPM)
12. Critical Chain Project Management (CCPM)
13. Adaptive Project Framework (APF)
14. Benefit Realization (BF)
15. Event Chain Methodology (ECM)

Подробнее о преимуществах, нюансах и применении каждой из методик мы рассказали далее.

1. Agile: гибкий подход, ориентированный на быструю и эффективную работу команды

Представляет собой итеративный подход к управлению, основанный на принципах гибкости, сотрудничества и адаптации к изменениям. Включает в себя разбиение проекта на небольшие части, что позволяет команде быстро реагировать на изменения и эффективно управлять приоритетами. Agile подразумевает тесное взаимодействие с заказчиком и регулярную доставку рабочего продукта, что способствует непрерывному улучшению и оптимизации процессов.

В Agile большое значение придается командной работе и самоорганизации. Это достигается за счет регулярных встреч: ежедневные совещания (stand-UPS), ретроспективы и планирование спринтов. Принципы Agile подчеркивают важность обратной связи и непрерывного обучения. Ключевые элементы включают пользовательские истории, спринты, итерации и постоянное вовлечение клиента в процесс разработки.

2. Waterfall (Водопад): традиционная линейная модель управления проектами с четкой последовательностью этапов

Это традиционный подход к управлению проектами, основанный на последовательном выполнении этапов разработки. Она предполагает четкую структуру и последовательность действий, где каждый этап начинается только после завершения предыдущего и не допускает возвратов или изменений.

Основные принципы Waterfall:

• Документирование: все этапы работы должны быть зафиксированы.
• Последовательность: нельзя пропустить шаг или вернуться к предыдущим этапам.
• Изменения в ТЗ: если требования меняются, вносятся изменения в техническое задание.
• Работа над ошибками: устранение недочетов происходит после завершения разработки.
• Участие клиента: ограничивается этапом разработки технического задания.

Преимущества — предсказуемость процесса и результатов, легкость управления за счет четкой структуры. В недостатках — сложно вносить изменения после начала проекта, есть риск устаревания требований из-за длительного времени разработки.

Waterfall подходит для проектов с четко определенными требованиями и ограниченным объемом изменений. Он менее эффективен в условиях, где требуется гибкость и быстрая адаптация к окружающей реальности.

3. Scrum: рамочная методология Agile, фокусирующаяся на управлении процессами разработки

Гибкая методология управления проектами, ориентированная на итеративное развитие продукта и кросс-функциональное взаимодействие команды.

Основные принципы включают:

• Роли: Владелец продукта, Scrum-мастер, Команда разработки.
• События: Спринты, Планирование спринта, Ежедневный Scrum, Обзор спринта, Ретроспектива.
• Артефакты: Бэклог продукта, Бэклог спринта, Инкремент.

Ценности Scrum:

• Открытость: готовность делиться информацией и принимать обратную связь.
• Уважение: каждый член команды ценен и вносит вклад в проект.
• Смелость: работать над сложными задачами и принимать решения.
• Фокус: концентрация на задачах текущего спринта.
• Приверженность: ответственность за достижение целей спринта.

Преимущества:

1. Быстрая адаптация к изменениям.
2. Видимость процесса для всех участников.
3. Регулярная проверка продукта и процесса.
4. Внесение изменений для улучшения продукта и процесса.

Скрам подходит для проектов, где требуется быстрая реакция на изменения и тесное взаимодействие между всеми участниками. Он позволяет создавать продукты, максимально отвечающие потребностям клиентов и рынка.

4. Kanban: визуальный подход к Agile, позволяющий управлять потоком работ

Основанный на принципах Agile и DevOps, Kanban улучшает производительность за счет визуализации задач и ограничения объема незавершенной работы.

Ключевые элементы:

• Доска Kanban: центральный инструмент, отображающий все задачи и их статусы.
• Колонки: представляют различные этапы рабочего процесса, например, «К работе», «В работе», «Готово».
• Карточки: визуальное представление задач, которые перемещаются по колонкам в соответствии с их прогрессом.
• WIP-лимиты (Work In Progress): ограничения на количество задач в работе, предотвращающие перегрузку команды.

Преимущества Kanban:

1. Возможность адаптироваться к изменениям в проекте без значительных потерь.
2. Каждый член команды видит общую картину проекта и статус всех заданий.
3. Сокращение времени цикла и ускорение доставки продукта благодаря непрерывному потоку задач.
4. Постоянный анализ и оптимизация рабочего процесса.

Kanban подходит для команд, стремящихся к постоянному совершенствованию и гибкости в управлении проектами. Он помогает упорядочить хаос, установить приоритеты и достигать целей с максимальной производительностью.

5. Lean (Бережливое производство): метод, направленный на минимизацию отходов без ущерба для качества

Метод ориентирован на создание максимальной ценности для клиента с минимальными затратами. Основные принципы включают следующее:

• Ценностная ориентированность: фокус на то, чтобы каждый шаг в процессе добавлял реальную ценность.
• Устранение потерь: анализ и выявление потерь в процессах, таких как избыточные запасы, ожидание, переработка.
• Постоянное совершенствование: непрерывный поиск путей улучшения процессов и продуктов.

Lean подходит не только для производства, но и для услуг, ИТ и социальных проектов. Это не просто набор алгоритмов, а способ мышления и действия, направленный на оптимизацию всех аспектов бизнеса.

6. Six Sigma: методология, ориентированная на улучшение качества и устранение дефектов

Комплексный подход к управлению проектами, ориентированный на снижение дефектов и улучшение качества процессов. Основан на статистических методах и философии постоянного совершенствования. Ключевой элемент — стандартное отклонение, или сигма, которое показывает вариативность процесса относительно его среднего значения.

Цель — достичь максимально возможного числа сигм в поле допуска параметра качества, что соответствует минимальному количеству дефектов. 

В идеале, при шести сигмах, количество дефектных изделий не превышает 3.4 на миллион. Методология включает в себя пять основных этапов: Определение, Измерение, Анализ, Улучшение и Контроль (DMAIC), направленные на выявление и устранение причин дефектов, а также на минимизацию изменчивости процессов. Six Sigma применима в различных сферах, от производства до банковского дела.

7. PRINCE2: структурированный метод управления проектами с четкими ролями и ответственностью

Projects IN Controlled Environments — широко признанный стандарт управления проектами, который предлагает структурированный подход к достижению успеха. Основывается на семи принципах, которые обеспечивают гибкость и адаптируемость метода к любому проекту, независимо от его размера и сложности:

1. Обоснованное продолжение: каждый проект должен иметь четкое экономическое обоснование, которое поддерживается на протяжении всего жизненного цикла.
2. Извлечение уроков: команды должны учиться на опыте, анализировать прошлые проекты и применять полученные знания.
3. Определенные роли и обязанности: четкая структура команды с определенными ролями и ответственностью для всех.
4. Управление стадиями: проект разбивается на управляемые и контролируемые этапы, что позволяет более эффективно управлять рисками и корректировать планы.
5. Управление по исключениям: высший уровень управления устанавливает толерантности для проектных параметров, в пределах которых может управлять менеджер проекта.
6. Фокус на продукты: ориентация на конечный результат и его качество, а не только на выполнение процессов.
7. Адаптация к проектному окружению: методология должна быть адаптирована к специфике проекта, его размеру, сложности, значимости и риску.

PRINCE2 также включает в себя семь процессов, которые охватывают весь жизненный цикл проекта, от начальной идеи до завершения и закрытия. Эти процессы помогают управлять проектом на каждом этапе, обеспечивая его соответствие целям и требованиям.

8. PMBOK: набор стандартов и руководств по управлению проектами от PMI

Свод знаний по управлению проектами является глобальным стандартом. Это комплексный подход, включающий методы, инструменты и лучшие практики, которые помогают менеджерам проектов достигать успеха в их работе.

Основные элементы PMBOK включают:

• 12 принципов управления проектами, которые служат фундаментальными ориентирами для всех аспектов управления проектом.
• 8 областей реализации проектов: описывают ключевые аспекты, на которые необходимо обратить внимание при выполнении проекта.
• Рекомендации по построению системы ценностей проекта и компании, что важно для создания культуры, способствующей успешному управлению проектами.
• Модели, методы и артефакты, предоставляющие практические инструменты для реализации принципов и областей реализации проектов.

PMBOK разрабатывается и обновляется Институтом управления проектами (PMI) и является основой для сертификации PMP (Project Management Professional), которая высоко ценится в профессиональном сообществе.

9. Extreme Programming (XP): метод разработки ПО, акцентирующий внимание на техническом совершенстве и гибкости

Гибкая методология разработки программного обеспечения, основанная Кентом Беком в конце 1990-х. XP поддерживает принципы Agile и фокусируется на потребностях клиента и совместной работе.

Основные принципы XP:

• Обеспечение четкой и постоянной связи между всеми участниками проекта.
• Повышение ответственности и инициативы команды.
• Сосредоточение на простых решениях и избегание сложности.
• Регулярное тестирование кода для обеспечения его качества.
• Постоянный сбор отзывов для улучшения процессов и продукта.

Методы работы в XP:

• Ежедневные совещания (Daily Stand-up): краткие встречи для координации действий и обмена информацией.
• Работающее ПО: демонстрация функционального программного обеспечения для проверки прогресса и получения обратной связи.

XP подходит для проектов с меняющимися требованиями и высокой степенью неопределенности, так как позволяет быстро адаптироваться к изменениям и поддерживать высокое качество продукта.

10. Crystal: семейство методологий управления проектами, адаптируемых под конкретные проектные команды

Основано на трех ключевых принципах: частая доставка, личные коммуникации и усовершенствование через рефлексию. Crystal Clear, в частности, предназначен для небольших команд до 8 человек и акцентирует внимание на осмотической коммуникации, что облегчает обмен информацией и знаниями в команде.

Crystal подчеркивает важность постоянной выработки работающего кода, что позволяет получать регулярную обратную связь от пользователей и улучшать продукт. Это способствует более эффективному управлению проектами, поскольку команда может быстро адаптироваться к изменениям и улучшать процессы разработки.

Методология признает, что каждый проект уникален, и подход должен быть адаптирован под конкретную команду и задачи. Crystal Clear описывается как набор характеристик, которые помогают определить успешность проекта, — это настроение команды, качество коммуникации и степень продуктивности.

11. Critical Path Method (CPM): метод определения ключевых этапов, необходимых для своевременного завершения проекта

Critical Path Method (метод критического пути) — это классический подход в проектном менеджменте, который позволяет определить наиболее важные этапы проекта, задержка которых приведет к срыву сроков всего проекта.

Основные этапы CPM:

1. Определение полного списка задач, необходимых для завершения проекта.
2. Расчет времени выполнения каждой задачи.
3. Построение сетевой диаграммы, отражающей все задачи и их взаимосвязи.
4. Выявление критического пути — последовательности задач, определяющей минимально возможное время выполнения проекта.
5. Непрерывный мониторинг задач на критическом пути для предотвращения задержек.

CPM эффективен для проектов с четко определенными задачами и сроками. Этот метод позволяет менеджерам сосредоточить ресурсы на критических заданиях и эффективно управлять временем проекта. Однако CPM требует точного планирования и может быть не так гибок при изменении условий проекта.

12. Critical Chain Project Management (CCPM): метод, фокусирующийся на ресурсах, необходимых для выполнения проектных задач

Critical Chain Project Management базируется на принципах теории ограничений (TOC) и методе критической цепи. Основная идея CCPM заключается в оптимизации временных ресурсов путем фокусировки на критических задачах и управлении буферами времени для минимизации рисков задержек.

В отличие от традиционного метода критического пути (CPM), CCPM не распределяет резервы времени на отдельные задачи, а создает общий защитный буфер времени на проекте. Это позволяет сосредоточиться на выполнении задач, не тратя время на перепланирование при возникновении непредвиденных задержек.

Преимущества:

• Улучшение сроков выполнения проекта.
• Снижение стресса и повышение морального духа команды.
• Повышение прозрачности процесса управления проектом.

Недостатки:

• Требует изменения корпоративной культуры.
• Может быть сложно внедрить без полного понимания принципов TOC.

Подходит для компаний, стремящихся к повышению эффективности управления проектами, и особенно актуален для сложных проектов с высоким уровнем неопределенности и рисков.

13. Adaptive Project Framework (APF): подход, позволяющий адаптировать проекты в соответствии с изменениями в процессе их выполнения

Адаптивный проектный фреймворк был разработан в начале XXI века в США как ответ на управленческие вызовы в IT-индустрии, где проекты часто начинаются без четко сформулированных требований.

Основные принципы APF включают:

• Гибкость. Позволяет менять требования и цели проекта в процессе его реализации, опираясь на обратную связь от заказчиков.
• Итеративность. Проект разбивается на этапы, после каждого из которых происходит оценка результатов и корректировка следующих шагов.
• Фокус на клиенте. Заказчик активно участвует в процессе управления проектом, что обеспечивает высокую степень удовлетворенности конечным продуктом.
• Командная работа. Проектная команда тесно сотрудничает с заказчиком, что способствует более эффективному достижению целей.

APF подходит для проектов, где необходима высокая степень адаптации к изменяющимся условиям и где традиционные методы управления могут быть неэффективны. Этот метод особенно актуален для сфер, где Инновации и скорость реакции на изменения играют ключевую роль.

14. Benefit Realization (BF): методология, ориентированная на достижение и измерение выгод от проекта

Основная цель BF — это не просто выполнение проекта в соответствии с планом и бюджетом, но и обеспечение того, чтобы проект приносил заметную прибыль и был экономически оправдан. особое внимание уделяется портрету потенциального потребителя, что включает анализ возраста, пола, уровня образования, дохода, предпочтений и потребностей клиентов. Это позволяет более точно настроить проект под нужды рынка и увеличить его коммерческий успех.

Применение BF связано с четким пониманием выгод, которые будут получены от проекта, контролем за всем проектным циклом. Например, если проект включает внедрение системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), он не считается завершенным, пока не будет достигнут увеличение объема продаж хотя бы на 15 %.

BF подразумевает активное использование инновационных технологий, квалифицированных кадров и автоматизации процессов. Это в итоге приводит к росту прибыли, рентабельности и расширению клиентской базы.

15. Event Chain Methodology (ECM): подход, учитывающий взаимосвязи между событиями и их влияние на ход проекта

ECM обеспечивает легкий доступ к нужной информации для улучшения Бизнес-процессов. Он интегрирует для этого различные технологии и компоненты — документооборот, управление записями, веб-управление контентом, поиск и соблюдение нормативных требований.

Ключевые характеристики:

• Позволяет централизованно управлять всеми типами контента, включая документы, электронные таблицы, фотографии и видео.
• Обеспечивает соответствие информационной безопасности и нормативным требованиям, что критически важно для любой организации.
• Способствует сотрудничеству внутри компании, предоставляя инструменты для обмена информацией и совместной работы.
• Автоматизирует многие рутинные задачи, связанные с управлением контентом, что повышает эффективность рабочих процессов.
• Легко масштабируются, что позволяет компаниям адаптироваться к растущему объему данных и изменяющимся бизнес-требованиям.

Преимущества ECM:

1. Эффективное управление информацией.
2. Сокращение издержек.
3. Улучшение доступа к информации.

Недостатки:

1. Сложность внедрения.
2. Необходимость обучения.
3. Технические проблемы.

В заключение представим несколько шагов, которые помогут вам определиться с выбором метода управления проектом:

1. Оцените проект. Определите конечный результат и требования к проекту. Учитывайте бюджет, сроки, объем и сложность работ, рассмотрите ожидания заказчика и особенности индустрии.
2. Оцените команду. Подумайте о навыках и опыте членов сотрудников, учитывайте их способность к самоорганизации и обучению. Посмотрите, как команда работает вместе, каковы предпочтения в стилях работы.
3. Оцените организацию. Проанализируйте структуру и культуру вашей компании. Проследите предыдущий опыт компании в использовании различных методологий.
4. Оцените заинтересованные стороны. Рассмотрите интересы и влияние людей, которые будут взаимодействовать с проектом.
5. Оцените инструменты. Выберите технологии, которые лучше всего подходят для методологии и проекта.

После оценки этих аспектов вы сможете сделать аргументированный выбор методологии, который будет соответствовать вашим потребностям и обеспечит эффективное управление проектом.